Databehandleraftale

1. Baggrund og formål

Field Score er en dansk landbrugsplatform, hvor en organisation kan oprette en konto, invitere kolleger, samle CVR-lister i projekter og stille spørgsmål til data. Til disse funktioner indlægger Kunden personoplysninger i tjenesten. FieldScore behandler dem udelukkende på Kundens vegne og efter Kundens instruks, jf. GDPR art. 28. Behandlingens karakter, formål, varighed samt kategorierne af registrerede og oplysninger fremgår af Bilag B.

2. Scope: Kundedata over for Platformsdata

Aftalen afgrænser to roller. Afgrænsningen afgør, hvilke rettigheder og pligter der gælder for hvilke data.

2.1 Kundedata — FieldScore er databehandler

Kundedata er de personoplysninger, Kunden selv lægger ind i eller genererer i tjenesten. FieldScore behandler dem alene efter Kundens instruks. Listen er den samme, som FieldScores GDPR-selvbetjening (dataeksport og kontosletning) bygger på:

2.2 Platformsdata — FieldScore er selvstændigt dataansvarlig

For følgende data fastlægger FieldScore selv formål og midler og er derfor selvstændigt dataansvarlig. De falder uden for denne Aftale og er reguleret af privatlivspolitikken:

• Offentlige registerdata FieldScore selv henter og viser: markdata (SGAV), virksomhedsstamdata (CVR), ejeroplysninger (Ejerfortegnelsen), husdyrhold (CHR) og sprøjtejournaldata (SJI). Retsgrundlaget er FieldScores egen legitime interesse (art. 6, stk. 1, litra f).
• Betalings- og faktureringsdata behandlet via Stripe. FieldScore er her selvstændigt ansvarlig, bl.a. for at overholde bogføringsloven.
• Sikkerheds- og driftslogs, der genereres for at drive tjenesten sikkert.
• Aggregeret, ikke-personhenførbar statistik om brugen af tjenesten.

3. Instruks

FieldScore må kun behandle Kundedata efter dokumenteret instruks fra Kunden, herunder ved overførsel til tredjelande, medmindre EU-ret eller dansk ret kræver andet. Kundens brug af tjenesten og de valg, Kunden træffer i den, udgør den dokumenterede instruks. Kunden kan give supplerende instrukser skriftligt til info@fieldscore.dk. FieldScore underretter Kunden, hvis en instruks efter FieldScores opfattelse er i strid med databeskyttelsesretten.

4. Fortrolighed

FieldScore sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle Kundedata, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt. Adgangen til Kundedata er begrænset til de personer, for hvem det er nødvendigt for at opfylde Aftalen.

5. Sikkerhed (art. 32)

FieldScore gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der som minimum omfatter det, der faktisk kører i produktion i dag:

• Adgangsstyring på rækkeniveau (Row Level Security, RLS) i databasen, så en organisations data ikke er tilgængelige for andre organisationer.
• Kryptering under transport (HTTPS/TLS) mellem bruger, tjeneste og databehandlere.
• Service-roller anvendes kun server-side og eksponeres aldrig i klient-koden.
• Rate-limiting på følsomme endpoints og audit-logning af opslag mod persondata.
• EU-placering af databasen (AWS eu-west-1, Irland) og af serverless-eksekveringen (Vercel dub1, Dublin, samme AWS-region).

6. Underdatabehandlere

Kunden giver FieldScore en generel skriftlig godkendelse til at anvende underdatabehandlerne i Bilag A. FieldScore har indgået en databehandleraftale med hver af dem, der pålægger de samme databeskyttelsesforpligtelser som denne Aftale.

FieldScore underretter Kunden om planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel, så Kunden kan gøre indsigelse. Underretning sker på den email, der er knyttet til Kundens organisation. Gør Kunden indsigelse med rimelig, databeskyttelsesretlig begrundelse, søger parterne en løsning i mindelighed; kan en løsning ikke findes, kan Kunden opsige den berørte del af tjenesten.

7. Bistand til den dataansvarlige

FieldScore bistår Kunden med passende foranstaltninger, i det omfang det er muligt, med at opfylde:

• De registreredes rettigheder (art. 15-22). Kundens brugere kan selv eksportere alle deres data (art. 15/20) og selv slette deres konto (art. 17) fra /konto. FieldScore bistår herudover med indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse ved henvendelse til info@fieldscore.dk.
• Sikkerhed samt anmeldelse og underretning af brud (art. 33-34). FieldScore underretter Kunden uden unødigt ophold efter at være blevet opmærksom på et brud vedrørende Kundedata, med de oplysninger Kunden har brug for til sin egen anmeldelse til Datatilsynet.
• Konsekvensanalyse og forudgående høring (art. 35-36), i det omfang det er relevant og under hensyn til behandlingens karakter og de oplysninger, FieldScore råder over.

8. Sletning og tilbagelevering ved ophør

Ved ophør sletter eller tilbageleverer FieldScore Kundedata efter Kundens valg og sletter eksisterende kopier, medmindre EU-ret eller dansk ret kræver fortsat opbevaring. I den løbende drift håndhæves sletning allerede af to mekanismer:

• Retention-cron (dagligt kl. 03:15): tracking og aktivitet (user_activity, user_sessions, anonyme besøg og events) slettes efter 90 dage; spørge- og søge-audit (ask_audit, search_audit) efter 12 måneder. EJF-/CHR-opslags-audit bevares i 24 måneder af hensyn til DPIA-dokumentationskrav og hører til Platformsdata.
• Selvbetjent kontosletning: sletter medlemskaber, aktivitet og sessioner og anonymiserer ask_audit og search_audit (bevares som ikke-personhenførbar driftsdokumentation, indtil retention-fristen rydder dem).

Betalings- og bogføringsdata (Platformsdata) opbevares i 5 år plus indeværende år, jf. bogføringsloven.

9. Audit og tilsyn

FieldScore stiller de oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelse af art. 28, til rådighed for Kunden og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af Kunden eller en revisor bemyndiget af Kunden. Revisioner varsles i rimelig tid og gennemføres, så de i mindst muligt omfang forstyrrer driften og ikke kompromitterer andre kunders data.

10. Overførsel til tredjelande

Enkelte underdatabehandlere er etableret i USA. Overførsler hertil sker på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) og, hvor tjenesten er certificeret, EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), suppleret af leverandørens egne foranstaltninger. Overførselsgrundlaget pr. tjeneste fremgår af Bilag A. Du kan få en kopi af overførselsgrundlaget ved at skrive til info@fieldscore.dk.

11. Varighed og ophør

Aftalen gælder, så længe FieldScore behandler Kundedata for Kunden. Den ophører automatisk, når Kundens konto lukkes, og forpligtelserne i afsnit 8 træder da i kraft.

12. Ændringer

FieldScore kan opdatere Aftalen, når lovgivning, tjenesten eller listen af underdatabehandlere ændrer sig. Væsentlige ændringer varsles som beskrevet i afsnit 6. Den til enhver tid gældende version med versionsnummer og dato findes på fieldscore.dk/dpa.

Bilag A — Underdatabehandlere

FieldScore anvender følgende underdatabehandlere til behandling af Kundedata. Ændringer varsles med mindst 30 dages varsel, jf. afsnit 6.

AI-funktionen kan fravælges organisatorisk. Anthropic modtager kun data, når en bruger aktivt stiller et spørgsmål i "Spørg Field Score". En organisation, der ikke ønsker, at rå spørgsmål behandles af Anthropic, kan undlade at bruge funktionen, hvorefter der ikke overføres Kundedata til Anthropic. Ønsker Kunden funktionen deaktiveret på organisationsniveau, kan det aftales ved henvendelse til info@fieldscore.dk.

Billing (Platformsdata). Betaling og fakturering håndteres af Stripe (Stripe Payments Europe, Irland; Stripe Inc., USA, i koncernen, overførsel på SCC). Stripe behandler betalingsdata, som FieldScore er selvstændigt dataansvarlig for (afsnit 2.2), og som derfor ikke er Kundedata under denne Aftale. Stripe er anført her for fuldstændighedens skyld.